DOCUMENTED INFORMATION dalam ISO versi TERBARU

ibu Linda S iskandar

Kemarim ada mantan peserta training saya yang mau interview pekerjaan dan menanyakan sesuatu yang menginspirasi saya untuk dibahas dalam tulisan ini.. meskipun saya yakin rekan-rekan sudah banyak yg paham dan ahli terutama baru yang sudah set up ISO 9001& 14001 versi terbaru

“Bu Linda mau tanya apakah 6 prosedur wajib masih harus disertakan dalam ISO 9001:2015 atau seperti apa bu?
“Jadi syarat2 dokumentasi buat ISO 9001:2015 apa saja bu yang untuk ditunjukkan ke auditor?”

Berawal dari 2 pertanyaan diatas munculah tulisan saya yang dimulai dari semenjak diterbitkan September tahun lalu ISO 9001 & 14001 versi 2015 sudah menghilangkan pasal mengenai “Prosedur Wajib” begitu juga pasal Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman pun ikut Hilang digantikan dengan Pasal Baru yang namanya “Documented Information” alias Informasi Terdokumentasi (7.5)

Dari sanalah akhirnya dalam standar ISO 9001 :2015 tidak lagi diwajibkan 6 pasal dan 7 pasal di ISO 14001:2015 dibuat Prosedur.

So yang diwajibkan apa dong ? yaitu DOKUMEN (kalau di standar ISO 9001 & 14001 versi 2015 Istilahnya “maintain as documented information”.

Dalam ISO 9001:2015 Kebutuhan Dokumen berdasarkan Hasil Identifikasi Resiko dan Peluang masing-masing organisasi artinya makin luas scope penerapan di perusahaan makin banyak kebutuhan dokumen

Nah tapi adakah yg pernah bertanya2 mengapa sih tidak ada lagi kewajiban bikin prosedur wajib di ISO terbaru?

oke sharing sedikit beberapa tahun yang lalu tepatnya 2001 ada survey yang dilakukan oleh Engineering Quality Forum di UK menyatakan bahwa lebih dari 68% perusahaan yang telah ISO 9001 kurang merasakan manfaat dari penerapan ISO 9001.

Survey lain yang dilakukan oleh SGS pada tahun 2001 terhadap 220 perusahaan, menyatakan bahwa perbaikan pada dokumen merupakan manfaat no 1 penerapan ISO 9001 sedangkan peningkatan kualitas menempati urutan ke 5 dan peningkatan kepuasan pelanggan menempati urutan ke 6. Padahal ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu (bukan sistem manajemen arsip !!), dimana tujuan akhir dari ISO 9001 adalah meningkatkan kualitas produk/ jasa dan kepuasan pelanggan. Kondisi tersebut diatas terjadi karena perusahaan terlalu fokus pada pembuatan dokumen (prosedur, instruksi kerja, form, dll) seolah-olah program ISO 9001 adalah program membuat prosedur, instruksi kerja, form, dll. Pelaksanaan Internal Audit juga difokuskan pada pengecekan kesesuaian (compliance) terhadap prosedur, kelengkapan form. (referensi : artikel Sentral Sistem)

Dalam bayangan saya pasti terkaget-kaget lah para ahli di IOS (INTERNATIONAL ORGANIZATION for STANDARIZATION) karena seharusnya manfaat yang dirasakan adalah naiknya kualitas produk/jasa, turunnya complaint dan pastinya naiknya kepuasan pelanggan.

Sehingga dengan diterbitkan nya ISO 9001 & 14001 versi 2015 juga ISO lain yang akan terbit versi terbaru nya di tahun 2017 seperti ISO 22000 & ISO 45001 harapan para Ahli sistem manajemen nantinya DOKUMEN yang dibuat oleh organisasi tidak wajib dalam bentuk Prosedur (dokumen level 2) namun sesuai kebutuhan organisasi.

Nah sekarang apa sih DOKUMEN (maintain as Documented Information) ?

Yaitu acuan bagi karyawan dalam menjalan kan pekerjaannya sehingga terhindar dari keselahan atau kesalahannya minimal.

nah jika memang cukup Flowchart ya dibuat flowchart, berbentuk tabel juga oke atau dokumen berbentuk Gambar juga bisa dan bahkan saat ini cukup banyak perusahaan yang membuat dokumen dalam bentuk Video sepeti prosedur Emergency.

Karena memang itu tujuan adanya Dokumen, yaitu untuk menjadi acuan kerja dan pastinya Karyawan memang baca .. jangan sampai seperti yang kemarin masih saya temui saat saya melakukan audit masih ada karyawan QC yang sudah 15 tahun bekerja dan selama 10 tahun ISO 9001 sudah diterapkan di perusahaan nya, namun si Bapak ternyata belum pernah tahu seperti apa wujud Prosedur Pemeriksaan Produk Akhir.. ketika saya bertanya “kok bapak bisa melakukan pengecekan Produk sebelum dkrim kepelanggan meski tidak tahu acuannya?” Jawabannya si Bapak dengan bangga “karena saya dulu diajari langsung bu oleh pendiri pabrik ini”

Terakhir yang terpenting dan perlu dipahami bersama dalam Pasal-pasal ISO 9001 & 14001 versi 2015 ada beberapa yang tetap mewajibkan dibuat “Dokumen” atau “Maintain as Documented Information” serta dibuktikan bahwa sudah diimplementasikan atau dibuat “CATATAN” dalam standar tertulis “Retain as Documented Information”

Nah apa saja dokumen dan Rekaman yang diwajibkan di ISO 9001 2015..? Berikut saya ambilkan dari materi Presentasi saya.. semoga bermanfaaat

iso Document

Penulis

Linda S. Iskandar

Praktisi dan Trainer

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *