OBYEKTIVITAS SEORANG AUDITOR

auditchecklistmain

Tulisan ini terisprasi dari Diskusi HSEI Reg Jakarta Grup 3 tentang pak Ketua yang akan jadi Auditor Internal di Perusahaannya beliau sempat komen : “Uangel rek dadi auditor yg objective.. banyak intervensi juga kalau ga kuat mental”

Dan inilah balasan komen saya waktu itu “kalau merasa seperti diatas berat nih ..karena konsep dasar audit harus selain INDEPENDEN & KOMPETEN.. auditor harus OBJECTIVE jadi harus SIAP MENTAL”

Kalau pemahaman INDEPENDEN & KOMPETEN untuk Auditor pasti sudah jelas ya .. Maka saya dalam tulisan ini ingin fokus ke definisi OBJECTIVE.. Objective dalam audit artinya keputusan yang diambil oleh Auditor berdasarkan OBJECTVE EVIDENCE

Dan apa sih definisi OBJECTIVE EVIDENCE ? Dari ISO 19011:2011 Guidelines for Auditing Management Systems, pengertian nya adalah Data pendukung mengenai keberadaan dan kebenaran suatu hal yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem manajemen yang didapat berdasarkan pengamatan(observasi), pengukuran, evaluasi dan pengujian dan dapat diverifikasi keabsahannya.

Dari materi Training yang pernah saya ikuti OBJECTVE EVIDENCE: bisa berupa :
1. Fakta yang diperoleh selama observasi, misalnya : hasil observasi menunjukkan bahwa pekerja tidak mengikuti standard/ instruksi K3, ditemukan karyawan merokok dekat penyimpanan solvent
2. Rekaman (catatan), misalnya : terdapat record keluhan masyarakat terkait lingkungan belum ditindaklanjuti, hasil pengukuran kebisingan melebihi standard, analisa insiden lingkungan belum ada analisa penyebab dan tindakan perbaikan
3. Pernyataan, misalnya : manajemen atau karyawan tidak memahami sasaran Lingkungan, karyawan tidak memahami simbol-simbol B3 yang tertera dilapangan

Apa yang bisa memverifikasi Objective Evidence ini .. tidak lain adalah KRITERIA AUDIT. Nah lagi-lagi ini kata Guru saya .. Kriteria Audit antara lain :
1. Dokumen vs Persyaratan
Kesesuaian isi dokumen dengan persyaratan, misalnya : Persyaratan SMK3 mengharuskan ada safety induction terhadap karyawan Kontraktor, aktualnya : terdapat proses plating yang dilakukan oleh subcont tetapi tidak ada prosedur atau sistem yang mengatur sistem pengendalian proses yang disubkan dan tidak ada JSA.
2 Dokumen kerja vs dokumen lainnya
Keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antara prosedur dengan instruksi kerja dan recordnya, keterkaitan antara Manual Perusahaan dengan prosedur dst. Misalnya : pada prosedur tanggap darurat terdapat IK masing-masing keadaan darurat aktualnya tidak ada IK tanggap darurat.
3 Dokumen kerja vs Pelaksanaan
Kesesuaian pelaksanaan dan prosedur tertulisnya, misalnya : prosedur menyatakan bahwa ketika terjadi Insiden K3 harus dilakukan investigasi kecelakaan. aktualnya : Insiden hanya dilaporkan ke bagian GA tanpa ada investigasi
4 Standard vs Aktual
Ketentuan dalam Prosedur Internal Auditor adalah batas waktu pengisian rencana tindakan perbaikan oleh Auditee dalam Laporan Audit adalah maks 5 hari kerja ternyata aktualnya lebih.

Dan untuk menjadi auditor yang excellence bagi saya prinsipnya seperti ini “menjadi auditor tidak hanya melihat yang salah atau benar atau cuma melihat requirements (Biasanya disebut dengan CONFORMANCE/COMPLIANCE) namun juga penting melihat PERFORMANCE Audit ”
Sehingga untuk menjadi Seorang Auditor yang baikBukan sekedar Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur atau persyaratan SMK3 / ISO / OHSAS 18001) Tetapi dapat Membantu melihat kelemahan dari sistem manajemen.

MENGAPA Harus fokus ke PERFORMANCE ??
Karena jika hanya fokus ke Compliance Audit misal saat kita mengaudit Proses Rekruitmen maka hanya ini fokus kita : “Apakah prosedur p Rekruitmen sudah sesuai dengan persyaratan SMK3/ISO 14001/ISO lain/standar lain ? Apakah prosedur Rekruitmen dijalankan dengan konsisten ?”

namun jika kita melihat PERFORMANCE maka fokus kita menjadi seperti ini : “Apakah prosedur Rekruitmen sudah sesuai dengan persyaratan SMK3/ISO 14001 ? Apakah prosedur Rekruitmen dijalankan dengan konsisten ?” + “Apakah objectives/ tujuan proses Rekruitmen tercapai ? Karyawan Baru yang didapat dari proses seleksi sesuai standar kompetensi dan proses rekruitmen tepat waktu ? Apakah Proses Rekruitmen sudah mengcover standar / range salary yang sudah ditetapkan Perusahaan ? “

Balik lagi ke audit proses Rekruitmen .. jika Fokus kita adalah Compliance Audit Jika proses Rekruitmen sudah mengikuti prosedur dan konsisten maka dinyatakan TIDAK TERJADI PENYIMPANGAN . Dan Jika proses pembelian tidak dijalankan sesuai prosedur berarti TERJADI PENYIMPANGAN / nonconformity.
Namun dalam PERFOMANCE AUDIT Jika dalam proses produksi sering terganggu karena adanya karyawan baru yang tidak sesuai standar kompetensi – Walaupun proses Rekruitmen sudah mengikuti prosedur, akan tetapi objectives/ tujuannya tidak tercapai, maka dinyatakan “Ada KELEMAHAN dari prosedur Rekruitmen”.
Auditor terutama INTERNAL AUDITOR harus bisa mengidentifikasi letak kelemahan pada prosedur tersebut Apakah sistem seleksi karyawan masih kurang baik ? Apakah passing grade kelulusan nya terlalu mudah, dan lain sebagainya

Mengapa harus fokus ke KELEMAHAN PROSES ? Karena dalam kenyataan kita sering melihat perusahaan sudah sertifikasi ISO 9001 kok masih banyak komplain bukannya fokus nya sistem ini fokus pada mengasilkan produk yang bermutu / sesuai persyaratan, baik maupun pelanggan / regulasi serta kepuasan pelanggan atau ini perusahaan sudah sertifikasi ISO 14001 kok masih ada keluhan dari masyarakait terkait bau tidak sedap pada IPAL mereka atau kok masih ada kecelakaan kerja padahal perusahaan sudah bersertifikasi SMK3 PP50 dan OHSAS 18001.
Seperti kejadian Kebakaran perusahaan kimia di Kawasan EJIP Cikarang beberapa minggu lalu padahal perusahaan tersebut sudah bersertifikasi SMK3 OHSAS ISO 9001 & ISO 14001 ..bahkan dapat penghargaan Zero Accident juga
Nah semoga tulisan saya diatas bisa menginspirasi rekan2 Auditor Internal Perusahaan agar selalu bisa membidik KELEMAHAN APA DALAM SISTEM PERUSAHAAN . SEMANGAT MENGAUDIT

(Linda S Iskandar)
Sumber : ISO 19011:2011

One Response to OBYEKTIVITAS SEORANG AUDITOR

  1. Terimakasih mas Iriansyah ..artikel saya ada disini semoga bermanfaat

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *