Management System as Prevention Tools

system-manajemen

Apa sih Sistem Manajemen ??
Sistem Manajemen adalah arahan baku yang disusun untuk membantu seseorang dalam menjalankan suatu pekerjaan dengan tanpa kesalahan atau dengan kesalahan yang minimal yang bisa berdampak pada kualitas produk yang tidak sesuai dan/ atau pencemaran lingkungan dan/ atau terjadinya kecelakaan kerja/PAK
1. Untuk menghindari kurang lengkap dalam mengidentifikasi KEINGINAN PELANGGAN, PERSYARATAN Sistem Manajemen yang terintegrasi (Manajemen Mutu ISO 9001; Manajemen Lingkungan, dan Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (K3) dibuat sistem “check list identifikasi permintaan pelanggan, persyaratan lingkungan, mutu, dan Keselamatan Kesehatan Kerja (K3).”
2. Untuk memastikan produksi telah mampu membuat produk sesuai persyaratan mutu dan lingkungan yang telah ditetapkan dibuat prosedur perencanaan mutu produk baru untuk memastikan sistem produksi secara masal telah mampu memenuhi persyaratan lingkungan yang terintegrasi dengan mutu dan Keselamatan Kesehatan Kerja (K3).
• Penerapan Sistem Approval Proses Produksi
• Review ulang Aspek-Dampak; Bahaya-Resiko terhadap proses dan/ atau penggunaan material baru
3 Untuk memastikan proses berjalan sesuai persyaratan mutu dan lingkungan, dibuat instruksi kerja terintegrasi yang mengandung unsur Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja K3 yang saling terintegrasi
4 Untuk menghindari terjadinya pencemaran B3, dibuat sistem pengendalian operational untuk penerimaan, penanganan, penyimpanan, penggunaan, pembuangan sisa material B3 dan material tercemar B3
5 Untuk menghindari kesalahan yang dibuat oleh karyawan, maka dibuat sistem
• Prosedur/ Instruksi/ Standard sebagai pedoman dalam bekerja
• Ditetapkan standard kompetensi dan hanya orang yang kompeten yang boleh bekerja.

Kendala Dalam Pengembangan Sistem
• Beberapa perusahaan yang telah menjalankan sistem manajemen mutu, lingkungan K3 yang terintegrasi, terkadang tidak merasakan manfaat nyata dalam bentuk:
1. Peningkatan kinerja mutu (peningkatan kepuasan pelanggan, penurunan reject internal, peningkatan efisiensi, dlsb),
2. Peningkatan kinerja lingkungan (pengurangan penggunaan sumber daya, peningkatan kualitas lingkungan dlsb),
3. Berkurangnya permasalahan pada perusahaan.

Bahkan beberapa perusahaan merasakan semakin banyak sistem yang diadopsi menjadi semakin merepotkan, menambah pekerjaan, membuat pekerjaan menjadi birokratis. Kondisi ini terjadi disebabkan oleh beberapa faktor sebagai berikut:

1. Fokus pengembangan sistem baru sebatas pembuatan prosedur, instruksi kerja, form, lembar pengecekan, dll (tulis apa yang dikerjakan kerjakan apa yang ditulis).
2. Penyusunan sistem yang hanya sekedar untuk memenuhi persyaratan, tanpa dikaitkan dengan ukuran efektifitas proses yang terkait dengan peningkatan kinerja lingkungan, mutu, keselamatan dan kesehatan kerja (K3).
3. Fondasi sistem berdasarkan persyaratan standard ISO 9001 dan ISO 14001, OHSAS 18001 bukan berdasarkan aktual bisnis proses perusahaan.
4. Permbuatan sistem menggunakan pendekatan proses per-departemen, di mana masing-masing departemen mempunyai kecenderungan untuk menyusun sistem dari kacamata departemen.
5. Sistem dibuat secara teoritis dengan kurang mempertimbangkan faktor kepraktisan dalam bekerja, yang mengakibatkan proses menjadi rumit.

SOLUSI
• Ukuran keberhasilan sistem adalah peningkatan kinerja lingkungan, mutu, keselamatan dan kesehatan kerja atau berkurangnya permasalahan lingkungan, mutu, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) pada perusahaan. Untuk mencapai hasil seperti yang diharapkan, diperlukan metode pengembangan sistem yang efektif:
1. Sistem dibuat bukan berdasarkan acuan persyaratan tetapi dibuat berdasarkan acuan proses bisnis perusahaan.
2. Penyusunan sistem tidak hanya mempertimbangkan persyaratan tetapi juga mempertimbangkan permasalahan lingkungan, permasalahan mutu, permasalahan keselamatan dan kesehatan kerja sehari-hari yang perlu diselesaikan.
3. Penyusunan sistem yang terintegrasi untuk menghindari kebingungan karyawan akan banyaknya sistem yang harus diperhatikan (diadopsi)

a. Penyusunan prosedur tidak berdasarkan pendekatan proses per departemen, tetapi menggunakan pendekatan proses perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan antar departemen
b. Bukan hanya sekedar menyusun prosedur, tetapi juga mengukur efektifitas prosedur terkait dengan pencapaian kinerja Sistem Manajemen
c. Membuat sistem yang praktis sehingga karyawan merasa terbantu dengan sistem bukan menjadi direpotkan oleh sistem.

pertanyaan pertama (om dede)

Apakah sertifikasi penerapan sistem sebagai langkah komitmen manajemen ? Adakah sistem manajemen yg tdk berbentuk sertifikasi akan tetapi penerapannya wajib dilakukan..
Jawaban :
ada om Dede contoh ny penerapan CSR sebenarnya dalam dunia ISO adalah Sistem Manajemen dan ini tidak ada sertifikasinya namun secara regulasi wajib CSR Dijalankan

Pertanyaan kedua dari dr.afrina
Untuk merevisi sistem, berapa lama sebaiknya di evaluasi baru di Revisi?

jawab :
bagaimana cara efektif menerapkan smk3 RS yg efektif :

1. Bukan hanya berdasarkan persyaratan SMK3 RS namun pertimbangkan juga permasalahan permasalahan keselamatan dan kesehatan kerja sehari-hari yang perlu diselesaikan.
contoh : Pembelian .. ada masalah Proses pembelian lama, beberapa kali mengakibatkan operasional di RS terganggu dan Tidak semua material B3 memiliki MSDS .. nah usahakan bagaimana sistem kita bisa mengatasi hal ini bukan hanya berisi pasal di SMK3
2. Buatlah sistem yang praktis sehingga karyawan merasa terbantu dengan sistem bukan menjadi direpotkan oleh sistem.
Dengan sistem seharusnya Pekerjaan sehari = pekerjaan sistem (SMK3 RS ) bukan Pekerjaan sehari = pekerjaan Rutin + Pekerjaan K3 RS

Pertanyaan ketiga (dr Afrina)
Untuk merevisi sistem, berapa lama sebaiknya di evaluasi baru di Revisi?
Jawab :
Jika ada masalah didalam sistem misal berdasarkan hasil audit, komplain customer/phak lain, feedback dari external bisa pihak pemeriintah maupun auditor eksternal
atau jika ada regulasi terkait yang berubah

Pertanyaan keempat ( pakfaisal)
Agar system dapat berjalan dengan efektif, adakah trik2 atau cara yg efisien ??

jawaban

– Pembuatan Sistem Melibatkan seluruh PIC (mulai dari atas sampai bawah)
– Kumpulkan data input : Persyaratan apa saja yang akan diadopsi (Misal apakah SMk3 RS OHSAS 18001 ISO 9001 dll) & Permasalahan pada perusahaan
– Buat Kinerja sistem yang akan kita capai : apakah hanya complaince (pemenuhan persyaratan) atau efektifitas proses
– Penyusunan sistem prosedur tidak berdasarkan pendekatan per departemen, tetapi menggunakan pendekatan proses perusahaan, untuk menghindari konflik kepentingan antar departemen

Pertanyaan kelima (pak Tri)

untuk penerapan system kadang bila digerakkan oleh satu orang dan tidak ada dukungan dari berbagai pihak system jadi jalan ditempat,mohon solusi atau tanggapan dalam hal ini,kadang manajemen minta penerapan system cepat namun tidak didukung praktik dan aplikasinya

Jawaban :
sejauh pengalaman saya untuk penerapan system kadang bila digerakkan
oleh satu orang dan tidak ada dukungan dari berbagai pihak system jadi jalan ditempat,mohon solusi atau tanggapan dalam hal ini,kadang manajemen minta penerapan system cepat namun tidak didukung praktik dan aplikasinya

Stuju pak Tri akhirnya sistem nya 4 L (lo lagi lo lagi)
Banyak orang memahami sistem itu adalah dokumen ? Menyusun sistem artinya menyusun
prosedur, instruksi kerja, form, check sheet.
Pola pikir seperti ini seringkali berdampak pada pemahaman bahwa sistem
itu identik dengan dokumen, sehingga orang menjadi fokus ke pembuatan
dokumen. Menurut kami, sistem itu tidak identik dengan dokumen. Dokumen hanya merupakan salah
satu bagian dari sistem saja.

Pertanyaan keenam (pak Amri)

berarti dalam 1 sop boleh mengandung 3 unsur management system bu Linda?

Boleh Banget pak Amri kami di dunia management system suka menyebut istilah INTEGRATED Management System
Dan itulah yang dituju oleh ISO yang sekarang setelahISO 9001 da 140001 nantinya di 2016 akan ada beberapa std iso yg berubah dimana menggunakan konsep HLS (HIGH LEVEL STRUCTURE)
yang tujuannya adalah agar mudah diintegrasi dengan sistem manajemen lain

Pertanyaan ketujuh (dr Afrina)
Membuat smk3, ada Syarat khusus untuk orang2 yg terlibat Membuat smk3?
Jawaban :
Bu dokter seperti yang sudah saya jelaskan di atas karena sistem adalah perpaduan 4M + 1 E maka yang terlibat dalam penyusunan sistem manajemen K3 sebaiknya :
1. MAN : yang terkait denganKompetensi Manusia, Training, Recruitmen
2. METHODE : yang terkait dengan proses kerja, Standar proses
3. MACHINE : yang terkait dengan perawatan Mesin dan Infrastruktur untuk memastikan proses berjalan baik
4. MATERIAL : yang terkait dengan Kontrol Kualitas Material pembelian, identifikasi telusur material, dll
5. ENVIRONMENTAL : yang terkait dengan Lingkungan Kerja yang sesuai dengan Ketentuan Pemerintah

Tambahan dari Pak Rudiana
“Saya menambahkan untuk evaluasi revisi dokumen pedoman/SPO, selain yang telah dijelaskan bu Linda ada referensi yang menyebutkan dokumen dievaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali”

Pertanyaan ke 8 (bu Dewi)

Bu Linda, adakah metode untuk menentukan parameter standar proses untuk proses yang menggunakan raw material yang memiliki kualitas bervariasi (contohnya : old newspaper)

Jawaban :
Mba Dewi apakah sudah dilakukan proses Trial & Eror (Development) untuk proses yang menggunakan material dengan parameter kualitas yang berbeda2. Karena contoh yang sederhana memasak beras .. jika kita menggunakan 1 jenis beras dengan beberapa jenis beras dicampur jadi 1 dalam 1 rice cooker pasti rasanya akan berbeda
dalam ISO 9001 dan juga SMK3 PP 50/2012 harus ada review verifikasi dan validasai hasil Design & Development
sehingga dari hasil development kemudian akan keluar standar proses baku untuk prosentase penggunaan material .. misal tentang memasak nasi tp menggunakan bbrp jenis beras dengan kualitas berbeda dalam 1 rice cooker.. maka untuk mencapai rasa yang diinginkan R&D akan mengeluarkan standar beras A(20%) Beras B (30%) dan Beras C(50%)

#5 Diskusi Online HSEIB
Semoga Bermanfaat

sumber :

Diskusi Online HSEI BOGOR – 22 Agustus 2016 20.00 – 21.00 WIB
pembicara : Ibu Linda S. Iskandar, ST, MM

One Response to Management System as Prevention Tools

  1. Terimakasih artikel saya ada disini ..semoga bermanfaat bagi rekan2

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *